Bezpieczny powrót do biura. Eksperci radzą, jak przystosować przestrzeń do nowej rzeczywistości

Podczas ostatniego webinaru pt. „Bezpieczny powrót do biura” eksperci Cushman & Wakefield omówili zagadnienia związane z organizacją bezpiecznego miejsca pracy. Opowiedzieli o tym, jak nowa rzeczywistość wpływa na funkcjonowanie w środowisku pracy oraz o tym, dlaczego zespoły potrzebują wspólnej przestrzeni. Widzowie poznali autorską koncepcję 6 Feet Office w praktyce oraz dowiedzieli się jak mogą wyglądać biura w przyszłości.

Spotkanie poprowadzili eksperci z międzynarodowej firmy doradczej Cushman & Wakefield: Łukasz Włodyga, Associate Director, HSSEQ Manager CEE, Aleksander Szybilski, Associate, Workplace Strategy Expert oraz Aleksandra Kozdra, Project Manager.

Dlaczego potrzebujemy biur?

Zanim zaczniemy podejmować pochopne decyzje biznesowe związane ze zmianą obecnych biur lub z ich całkowitej rezygnacji warto zastanowić się, jaką wartości ma ono dla firmy i jej pracowników. Z przeprowadzonych rozmów i ankiet wiemy, że do powrotu motywuje przede wszystkim nieoceniony aspekt społeczny. Biuro pełni rolę miejsca integracji i interakcji ze współpracownikami, spełniając przy tym jedną z podstawowych, ludzkich potrzeb. Jest także miejscem wymiany wiedzy i pracy kreatywnej, która w środowisku wirtualnym jest o wiele trudniejsza. Biuro ma szczególne znaczenie zwłaszcza wśród młodych pracowników, którzy są wprowadzani w nowe struktury. Z perspektywy firmy fizyczna przestrzeń jest doskonałą platformą do wyrażania kultury korporacyjnej, a także odzwierciedlenia marki, z którą będą mogli się utożsamiać pracownicy – zaznacza Aleksander Szybilski, Associate, Workplace Strategy Expert w Cushman & Wakefield.

Ważne jest też odpowiednie stanowisko pracy, którego często brakuje nam we własnych domach a także możliwość oddzielenia życia prywatnego i zawodowego. Biuro pozwala także tworzyć kulturę organizacji oraz pomaga pracownikom w identyfikowaniu się z firmą.

6 Feet Office w praktyce

6 Feet Office to autorska koncepcja Cushman & Wakefield, która ma na celu wspieranie klientów w przygotowywaniu pracowników do powrotu do biura. Ideą koncepcji 6FO jest tak zwana bezpieczna szóstka, czyli: przygotowanie budynku, przygotowanie pracowników, kontrola dostępu, plan dystansu społecznego, redukcja punktów dotyku oraz komunikacja dla pewności – zaznacza Łukasz Włodyga, Associate Director, HSSEQ Manager CEE, Cushman & Wakefield.

Program ma na celu przystosowanie powierzchni biurowych do nowej rzeczywistości. Prace adaptacyjne należy rozpocząć od audytu technicznego. Sprawdzane są systemy techniczne w budynku, liczba i rozmieszczenie klatek schodowych czy wind. Kluczowa jest wymiana powietrza. Ważne, aby nie korzystać z recyrkulacji powietrza, a sama wentylacja powinna być włączana około 2h przed rozpoczęciem pracy. Audyt przeprowadzany jest także wśród pracowników. Ich odpowiedzi pozwalają zrozumieć, w jaki sposób poszczególne osoby korzystają z danej przestrzeni i jakie rozwiązania warto wprowadzić w biurze. Ważnym aspektem jest stworzenie planu poruszania się po biurze. Powinien być bezkolizyjny, o ile pozwala na to powierzchnia. Oznaczenia wizualne pomogą zachować dystans społeczny i wskażą pracownikom, w jaki sposób powinni się poruszać po biurze.

Pracujemy nad tym, aby pracownicy mogli z łatwością przystosować się do nowej rzeczywistości. Stosujemy jasne i zrozumiałe oznaczenia wizualne, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa i pomoc pracownikom w odnalezieniu się w nowej sytuacji. Stosujemy różnorodne rozwiązania, takie jak wymiana wykładziny, naklejki na podłodze, standy czy zawieszki w newralgicznych miejscach – zaznacza Aleksandra Kozdra, Project Manager, Cushman & Wakefield.

Przy dostosowaniu biura ważne jest także zadbanie o odpowiednie stanowiska pracy. Jeśli biurko nie ma panelu akustycznego, warto zastosować panel z plexi. By wyeliminować punkty styku, polecane jest używanie własnej klawiatury i myszki. Pracownicy mogą także pracować na papierowych podkładkach. Zamiast podkładek na każdym biurku może pojawić się płyn do dezynfekcji.

Istotne jest także wdrożenie zasad bezpieczeństwa w newralgicznych miejscach, takich jak toalety, windy czy kuchnie. Ogranicza się zwykle korzystanie z sal konferencyjnych poprzez określenie maksymalnej liczby osób mogących jednocześnie przebywać w danym pomieszczeniu. Kluczowe jest zrozumienie i przestrzeganie nowych zasad przez pracowników.

Nowe technologie

Nieocenione są przede wszystkim wszystkie rozwiązania sprzyjające oczyszczaniu powietrza. Lampy UV, oczyszczacze powietrza lub specjalne filtry, które można zastosować na powierzchni biurowej. Warto zastanowić się nad instalacją czujników ruchu zintegrowanych z oświetleniem biura, które pozwolą nie tylko zredukować koszty za prąd, ale także zmniejszą liczbę punktów styku. Praca w zespołach rozproszonych wymaga ciągłej łączności, dlatego warto mieć przygotowane rozwiązania audio-video, które pozwolą na spotkania hybrydowe. Popularne staną się również aplikacje do rezerwacji biurek. Oprócz powyższych rozwiązań warto śledzić nowe produkty pojawiające się na rynku, takie jak nakładki na klamki pokryte tlenkiem srebra, który jest nieprzyjemny dla bakterii i wirusów czy breloczki wykonane z mosiądzu, którymi można wciskać guziki w windzie lub włączniki światła.

Biuro przyszłości

Przestrzenie biurowe z pewnością ulegną zmianie. Zmniejszy się przede wszystkim liczba biurek. Biura będą pełniły przede wszystkim funkcję społeczną, będą wspierały pracę kreatywną, zespołową i integrację pracowników. Niewykluczona jest ich decentralizacja. Biura, które do tej pory znajdowały się w centrum, mogą podzielić się na mniejsze huby w różnych lokalizacjach, nawet poza miastem. Eksperci prognozują, że przyszłość będzie łaskawa dla coworków, nowych technologii wspierających pracę zdalną, zarządzanie biurem i tworzenie wirtualnego środowiska pracy.